Laiko valdymas: apibrėžimas, metodai ir mokymasis

Norint teisingai valdyti savo laiką visai nebūtina turėti laiko mašiną, tačiau verta susipažinti su jėgų paskirstymo sekundėmis taisyklėmis. Ypač tiems, kuriems žodžiai „laikas – pinigai“ – ne tuščia frazė, o gyvenimo šūkis. Jei esate vienas iš jų, jums labai svarbu įvaldyti bent pagrindinius laiko valdymo įgūdžius.

Laiko valdymas pažodžiui išvertus iš anglų kalbos yra „laiko valdymas“. Tai nereiškia, kad įvaldę tokį meną galėsite persikelti į praeitį ar ateitį. Pagrindinė laiko valdymo funkcija – kiekvieną jūsų gyvenimo minutę padaryti efektyvią. Ir tai ne tik darbas, bet ir visa sistema, kuri sujungia daugybę mūsų gyvenimo elementų. Paprastais žodžiais tariant, laiko valdymas nustato mūsų dienos, savaitės, mėnesio ar net metų tvarkaraštį.

Nemanykite, kad šis apibrėžimas ir sąvoka naudojami tik versle. Namų šeimininkės taip pat dažnai neturi pakankamai laiko atlikti visus namų ruošos darbus. Ir dažnai taip nutinka visai ne dėl to, kad jiems neužtenka jėgų, tiesiog netinkamai paskirsto laiko ir pastangų.

Visų pirma, laiko valdymas yra naudojamas siekiant padidinti kiekvieno darbuotojo asmeninį efektyvumą jo darbo vietoje ir dėl to padidinti visos organizacijos produktyvumą, nesvarbu, ar tai būtų aukštųjų technologijų staklių gamykla, ar grožio salonas. Norėdami pasirinkti tinkamą laiko valdymo būdą, kurį naudos tas ar kitas asmuo, pirmiausia turite ištirti ne tik jo asmeninius tikslus ir uždavinius, bet ir asmenines savybes, tikslų kvadratą ir net bioritmus.

Jei teisingai apskaičiuosite visus žmogiškuosius išteklius, bet kuris, net ir pats užimtiausias ir paklausiausias specialistas, visada turės pakankamai laiko tiek darbui, tiek poilsiui.

Pagrindiniai laiko planavimo darbo principai – tinkamai paskirstyti krūvį sau ir laikui. Būtina išryškinti pagrindines užduotis ir atsikratyti „laiko valgytojų“. Tarp jo sugėrėjų yra jums nieko nereiškiantis bendravimas internete ar biure, nereikalingų naujienų ar reklaminių laiškų, kurie ateina į jūsų paštą ar SMS žinutėmis, žiūrėjimas, daugybė dūmų ar arbatos pertraukėlių ir pan.

Prieš sudarydami tinkamą tvarkaraštį, turite nustatyti prioritetus. Vieno žinomiausių ir veiksmingiausių metodų tam autorius yra 34-asis Jungtinių Amerikos Valstijų prezidentas Dwightas D. Eisenhoweris. Apatinė eilutė yra tokia. Visas planuojamas veiklas suskirstykite į 4 dalis:

• skubus ir svarbus;
• skubus, bet nesvarbus;
• svarbus, bet ne skubus;
• neskubu ir nesvarbi.

Pirmiausia atskirkime kviečius nuo pelų ir išsirinkime tai, ko mums tikrai reikia. Ar jums tikrai reikia rytoj su drauge nueiti į parduotuvę, kad padėtumėte jai išsirinkti gimtadienio dovaną mamai? Galbūt ji pati ramiai susidoros su šia misija? Šį laiką skirsite tam, kas tikrai verta jūsų pastangų. A prisiminkite, kiek valandų praleidote beprasmiams pokalbiams su tuo pačiu draugu telefonu, o dabar įsivaizduokite, kiek daug būtumėte galėję nuveikti per šį laiką.

Kiek valandų per dieną praleidžiate žiūrėdami pažįstamų žmonių nuotraukas socialiniuose tinkluose? Tačiau tai ne tik jūsų brangus laikas, bet ir emocijos, kurias galima panaudoti daug efektyviau. Tas pats pasakytina apie „sėdėjimą“ žaidžiant pasjanso žaidimus ir kitas „jaudinančias“ pramogas.

Neįmanoma suvokti neaprėpties ir, kad nesirgtum depresija dėl to, kad visada nieko neveiki, iš pradžių nekelk kartelės. Į planą įtraukite tiksliai tiek, kiek realu įgyvendinti, ir visada palikite šiek tiek laiko rezervui, kad susidūrus su netikėtomis kliūtimis ar neatidėliotinomis problemomis turėtumėte laiko susidoroti su abiem.

Prieš pradėdami tam tikrą užduotį, nuspręskite dėl tikslo, kurio siekiate. Kodėl penktą kartą per savaitę reikia nuvalyti darbalaukį? Ar esate tobulos švaros šalininkas? Ar tai tiesa, ar tiesiog norite atitraukti save nuo verslo drėgnu skudurėliu? Kodėl ėjote užsipilti arbatos dešimtą kartą per dieną, ar tikrai norėjote jos gerti, ar tai atitraukė nuo pagrindinių jūsų darbų?

Dar vienas niuansas, į kurį reikia atsižvelgti, norint laiku pasiekti tikslą – jo nepervertinti. Supraskite, kodėl imasi didelio projekto. Ko nori pasiekti – pinigų, šlovės, garbės iš kolegų ar paaukštinimo. Tik supratę, koks yra tikrasis tikslas, galite visiškai save motyvuoti ir užsisiimti darbu, nesiblaškydami nuo pašalinių dalykų.

Išnaudokite kiekvieną pergalę kaip kurą tolimesnei kelionei. Duokite sau „pažymius“ arba pasikabinkite „medalius“. Jei projektą užbaigėte laiku arba padarėte anksčiau laiko, nesiimkite kito iš karto, mėgaukitės „pabaigos“ akimirka, prisiminkite šiuos jausmus ir tik tada pirmyn. Nepamirškite apdovanoti savęs už gerai atliktą darbą.

Negriebkite visko. Jūs neturite dešimties rankų ir turite tik vieną galvą. Sprendžiant kelis dalykus vienu metu, rizikuojate neatlikti nė vieno iš jų, bent jau nepavyks to padaryti kokybiškai. Tai tarsi eilėraščio mokymasis ir fizikos uždavinio sprendimas vienu metu. Tai, matai, nerealu. Tas pats ir darbe.

Ir čia buityje, taupant laiką ir pastangas, kai kuriuos dalykus galima derinti. Juk kol verda bulvės ar vėsta salotoms skirti kiaušiniai, visiškai įmanoma nušluostyti dulkes nuo palangės ar išsiurbti grindis, pavyzdžiui, virtuvėje.

Neleiskite savo verslui eiti savo vaga. Sudarykite dienos darbo planą. Idealiu atveju tai turėtų būti padaryta išvakarėse. Planuodami kitą dieną nepamirškite, kad force majeure situacija gali susidaryti bet kuriuo metu. Turėsite nuvežti mamą į ligoninę arba anksti pasiimti vaiką iš mokyklos. Visada skirkite sau laiko šiems „neplanuotiems atvejams“. Jei šioms reikmėms jo nereikia, išleiskite papildomai veiklai.

Kitas svarbus momentas. Būtinai skirkite šiek tiek laiko pailsėti. Pertraukos yra būtinos. Pauzes lengviems pratimams, pietų pertrauką ir net skambutį vaikui taip pat reikėtų įtraukti į savo tvarkaraštį.

Be to, jūs turite jį sudaryti, atsižvelgdami į savo bioritmus... Jei esate ryto žmogus, tuomet sunkiausias užduotis kelkite dienos pradžioje, o antrąją pusę palikite mažiausiai fizinių, protinių ir moralinių pastangų reikalaujančiai veiklai. Jei esate „pelėda“, o galva pradeda dirbti tik arčiau pietų, tai ryte atlikite paprasčiausias užduotis, priimkite svarbius sprendimus, kai kūnas prisipildo gyvybinės energijos.

Žodis „investicija“ dažniausiai reiškia finansines investicijas. Ar investuosite į tai, kas niekada neduos jums pajamų? Vakar sunaikintai gamyklai niekas neduos nė rublio, nes tai apmirusi investicija. Tas pats su laiku. Nustokite dėti jį ten, kur išskrenda kaip vamzdis. Televizijoje prasidėjo dar viena pokalbių laida intriguojančia tema, skubiai išjunkite ekraną. Paklauskite savęs, kodėl jums reikia šios informacijos? Tiesiog? Tai kam gaišti savo brangų laiką tam?

Paskambino draugė ir vėl pradėjo kalbėti apie savo vyrą idiotą? Greitai užbaikite pokalbį, o draugui patarkite kreiptis į psichologą arba užsiregistruoti pažinčių svetainėje.

Jei laikotės visų aukščiau išvardintų taisyklių, o laiko vis tiek neturite, išbandykite vieną iš technikų, kurias įvairiu metu sukūrė tiek laiko valdymo specialistai, tiek „atsitiktiniai“ žmonės. Vienas iš labiausiai pasaulyje paplitusių metodų yra „pomidorų“ technika. Jį sugalvojo paprastas italų studentas, kuris niekada neturėjo laiko pasiruošti egzaminams.

Vieną dieną jis nusprendė kontroliuoti save ir savo laiką. Tam panaudojau įprasčiausią virtuvės įrankį – pomidoro pavidalo laikmatį (iš čia ir kilo paprastos technologijos pavadinimas). Jis įjungė laikmatį 25 minutes ir per tą laiką užsiėmė tik mokslais. Įsivaizduokite jo nuostabą, nes tiesiogine prasme jis iškart turėjo pakankamai laiko pasiruošti. Pabandykite padaryti tą patį.

Įjunkite laikmatį (žadintuvą) tam tikram laikui, per kurį atlikite tik vieną konkrečią užduotį. Nei telefono skambutis, nei pranešimas apie naują laišką elektroniniu paštu, nei kas nors kitas neturėtų atitraukti jūsų nuo šios užduoties. Labai greitai pajusite, kad savo tikslo link judate daug greičiau nei anksčiau.

Jauskitės kaip sūrio gamintojas, naudodamas kitą populiarų laiko valdymo metodą, vadinamą šveicarišku sūriu. Jis naudojamas tuo atveju, jei jie niekaip negali pradėti įgyvendinti didelio projekto. Šiuo atveju siūloma patį projektą pateikti kaip kvadratinį sūrio gabalėlį ir iš jo pradėti gaminti šveicarišką su daugybe didelių skylučių. Kiekviena skylė yra konkreti užduotis, kurią reikia atlikti norint gauti galutinį rezultatą.

Jei nežinote, nuo kurio galo pradėti, išbandykite pirmą atsitiktinai pasitaikiusią „skylę“. Pasistenkite minimaliai ir tada viskas eisis kaip iš pypkės. Vienintelė sąlyga – nenutraukite to, ką pradėjote. Tegul tai, kas buvo padaryta, atrodo labai maža dalis to, kas buvo sumanyta, bet pereikite prie bet kurio etapo, tik tiksliai nusprendę, kad su tuo susitvarkysite „vienu prisėdimu“. Priešingu atveju vietoj daugybės skylių sūryje atsiras viena didelė skylė, panaši į bedugnę, į kurią kris ir laikas, ir energija.

Griežtai laikykitės termino taisyklės. Šis terminas atkeliavo pas mus iš Amerikos. Išvertus pažodžiui, tai reiškia „negyvoji linija“. Manoma, kad iš pradžių taip buvo vadinama kalėjimo linija, kurią peržengęs kalinys iškart buvo nužudytas. Ne tokiose atokiose vietose tokie metodai jau seniai nenaudojami, tačiau verslo aplinkoje labai paplito. Šiuolaikiniame pasaulyje terminas – tai riba laiko erdvėje, kurios jokiu būdu negalima peržengti.

Ši technologija ypač populiari tarp dirbančių nuotoliniu būdu. Nėra kam jų „tilpti“, todėl reikia susidėlioti karkasus sau. Taip pat dažnai naudojamas kūrybinių profesijų žmonėms – žurnalistams ar reklamos kūrėjams. Tačiau terminas turi ir tarpinį etapą – raudonąją liniją (išvertus „raudona linija“). Tai laikotarpis, kai reikia atiduoti grubius darbus – likusį laiką reikia ištaisyti klaidas, pataisymus, pataisas, kurias gali padaryti užsakovas.

Kartais tiesiog negalime susidoroti su užduotimi vien todėl, kad ji mums atrodo didžiulė, kaip dramblys. Kad būtų lengviau pačiam, didelį tūrį padalinkite į mažus gabalėlius. Pradėkite nuo mažo.

Pavyzdžiui, reikia atlikti generalinį kaimo namo valymą arba jį renovuoti. Abu skamba grėsmingai. O jei procesą suskaidysite į mažus žingsnelius? Padarykite lentelę, kur viršuje bus remontas (bendrasis valymas), o po to – poskyriai: langai, durys, grindys, baldai ir pan. Sutikite, taip darbas nebeatrodo per sunkus. Todėl nedarykite dramblio iš musės.

Dieviškasis metodas „Kairos“. Senovės graikai Kairosą laikė laimingos akimirkos dievu. Laiko planavimo srities žinovai nusprendė, kad šiuolaikinis žmogus yra pakeliui kartu su juo. Metodo esmė slypi tame, kad nereikia gaišti atskiro laiko tam, ką galima derinti su kitais dalykais. Pavyzdžiui, reikia nupirkti dovaną mamai kovo 8 d. Nuspręskite, kur norite tai padaryti, ir sužinokite, ar artimiausiu metu turite kitų reikalų šioje miesto vietoje.

Galbūt vienoje vietoje galėsite derinti 3 ar 4 tikslus vienu metu (nueiti į banką papildyti sąskaitos, nusipirkti naujovės ir pan.). Tas pats pasakytina ir apie verslo susitikimus. Prieš eidami į derybas, suformuluokite visus klausimus ir pasiūlymus, kuriuos sukaupėte pašnekovui. Gali būti, kad jiems išspręsti užtenka skambučio ar susitikimo per pietus. Ir nepamirškite sužinoti, ar ten, kur vykstate, turite kitų reikalų.

Galite išbandyti visus šiame straipsnyje pateiktus patarimus, tačiau pirmiausia reikėtų atlikti paprasčiausius pratimus. Pavyzdžiui, nustatykite taisyklę nekeisti žadintuvo, kai jis suskamba. Po 5 ar net 10 minučių negalėsite užmigti, tačiau galite pavėluoti į darbą, o po to visą dieną patirsite laiko trūkumą ir vargu ar spėsite viską padaryti.

Apskritai, nėra jokių ypatingų paslapčių, kaip sutaupyti laiko. Štai tik dar kelios rekomendacijos.

• Pasinaudokite savo kolegų ar šeimos narių įgūdžiais. Pasidalinkite su jais savo darbu – deleguokite įgaliojimus. Jaunesnysis mokslo darbuotojas tikrai mielai jums padės, o vyras (sūnus, dukra) puikiai susitvarkys su pagrindiniais buities darbais, tokiais kaip šiukšlių išnešimas ar duonos pirkimas.
• Jei nuspręsite laiko valdymą paversti gyvenimo būdu, geriau pasimokyti specialiame seminare arba pasikviesti šios srities specialistą į įmonę optimizuoti darbo eigą.

Kaip premiją už šio straipsnio skaitymą, čia yra dar vienas gyvenimo įsilaužimas. Bent kartą per mėnesį, o geriausia – kas savaitę, susiorganizuokite sau „švaros dieną“, kurią privalote praleisti be telefono, bendraujant elektroniniu paštu ar momentinių žinučių programėlėse. Tai gimdymo žygdarbis su trumpomis pertraukėlėmis pertraukai, kurios metu tenka „išvalyti“ visus atvejus, jei staiga per savaitę (mėnesį) kažkam neužteko laiko.